Wat zijn succesfactoren bij nieuwbouw of renovatie winkel?

Bouwplannen? Vermoedelijk geeft u niet zo vaak opdracht voor de nieuwbouw, renovatie of verbouwing van uw winkelpand. Bij het aansturen van een dergelijk proces komt heel wat kijken. Ook voor ervaren ondernemers kan een dergelijk project helemaal nieuw zijn. Helaas gaan er daardoor regelmatig zaken mis. Dat is niet nodig, mits u de juiste stappen zet. Om u op weg te helpen, zetten wij hieronder een aantal succesfactoren op een rij.
Cornelis Klepper (BVD Advocaten)

Een bouwbegeleider of projectmanager weet hoe bouwprocessen verlopen. Hij kan namens u directie voeren tijdens de bouw. Dit betekent dat hij overleg voert met de architect, bouwkundig aannemer, installateur en onderaannemers. Hij regelt alle praktische zaken en stemt de belangrijke beslissingen met u af. Zo kunt u uw tijd en energie in de onderneming steken.

Zorg voor een uitgewerkt contract

Een mooi project start bij een goed ontwerp. Daarvoor zorgt de architect, vaak met hulp van een constructeur. Dat ontwerp moet worden uitgewerkt: het ontwerpproces kent diverse fasen en mondt uit in een bestek / technische omschrijving. Daarin staat precies wat er gerealiseerd moet worden.

Met het bestek in de hand kunt u een aannemer zoeken die dit bestek wil uitvoeren. Daarvoor moet dan een aannemingsovereenkomst worden gesloten. In die overeenkomst legt u ook de bouwtijd, de aanneemsom en de geldende voorwaarden vast. De aannemer is dan verantwoordelijk voor de gehele uitvoering.

Een goed contract wijst die risico’s aan en bepaald wie daarvoor verantwoordelijk is, zowel in praktische als financiële zin

Het is echter ook mogelijk dat u met meerdere partijen contracteert, bijvoorbeeld een aannemer voor de ruwbouw en een aannemer voor de afbouw. In dat geval is het erg belangrijk om scherp te hebben wie welke onderdelen uitvoert. Staat dit niet goed op papier, dan kan het gebeuren dat u geconfronteerd wordt met kosten van meerwerk doordat bepaalde werkzaamheden niet in de aanneemsom waren begrepen.

In elk bouwproject zijn risico’s aanwezig. Dat is nu eenmaal zo. Een goed contract wijst die risico’s aan en bepaald wie daarvoor verantwoordelijk is, zowel in praktische als financiële zin. Zorg er dus voor dat duidelijk is wie welke risico’s draagt.

Bespreek vooraf hoe de communicatie verloopt

Goede communicatie is van levensbelang voor een succesvol bouwproject. U bent wellicht gewend om anders te communiceren dan de aannemer. Bij grote projecten wordt daarom steeds vaker een Project Start Up (PSU) gehouden. In essentie is dit een bijeenkomst van alle betrokken partijen bij het project waarbij alle neuzen dezelfde kant op worden gezet. Ook voor een klein project is het zeer waardevol om te starten met een gezamenlijke bespreking.

Maak een realistische planning

Natuurlijk wilt u een sluiting van de winkel zo kort mogelijk laten duren. Een strakke planning lijkt daarom vanzelfsprekend. Toch is het goed om wat ruimte voor onverwachte zaken in te bouwen in de planning. De praktijk leert dat een (te) strakke planning veel stress oplevert. Tip: geef de aannemer een bonus als hij eerder oplevert i.p.v. enkel een boete als hij te laat oplevert.

Zorg voor goede notulen. Ook buiten de bouwvergaderingen om worden er veel zaken besproken en beslissingen voorgelegd

Overleg regelmatig en leg afspraken vast

Periodieke bouwvergaderingen zijn een must als u de vinger aan de pols wilt houden. Als u zelf aanschuift: vraag door als zaken niet volledig worden uitgesproken. Zorg voor goede notulen. Ook buiten de bouwvergaderingen om worden er veel zaken besproken en beslissingen voorgelegd. Het is een open deur, maar het moet gezegd: leg deze afspraken vast. Onderzoek toont aan dat ons geheugen niet zo betrouwbaar is als we zelf denken. Met uw telefoon kunt u de gemaakte afspraken eenvoudig digitaal bevestigen.

Houd rekening met extra kosten

In veel projecten wordt de oorspronkelijke aanneemsom overschreden. Dat kan door wijzigingen die tijdens de uitvoering van het werk worden doorgevoerd. In mijn praktijk zie ik regelmatig discussie ontstaan over de kosten van meerwerk: is er wel tijdig voor gewaarschuwd, en hoort dit werk niet in de aanneemsom te zitten? Als u zorgt dat de aanneemsom lager is dan het totaal beschikbare budget, houdt u ruimte voor eventueel gewenste wijzigingen die extra kosten meebrengen. Een overschrijding van de aanneemsom met 5-10% is niet ongebruikelijk.

Advies nodig?

Neem gerust contact op met een van de bouwrechtspecialisten van BVD advocaten. We staan klaar voor u.

Dit artikel is gesponsord door BVD advocaten / bekijk ook het dossier.